Rus
Мнения
Когда бизнес требует автоматизации

Цифровизация уже давно стала трендом, большинство компаний понимают необходимость в автоматизации своих бизнес-процессов и уже используют целый арсенал цифровых инструментов. Однако есть компании-консерваторы, которым и так хорошо, и мир цифровых возможностей не вызывает у них никакого интереса. Именно для них Мария Юсупова, руководитель проектов компании nlogic, расскажет, когда наступает момент развития компании, требующий цифровых перемен.

Есть действительно много компаний, которые искренне верят, что никакая автоматизация им не нужна и что их сотрудники и так прекрасно справляются и не тонут в бесконечном количестве типовых рутинных задач. Но очень часто это является заблуждением. Чтобы в этом убедиться, достаточно проверить, есть ли в вашей компании основные триггеры, свидетельствующие о том, что компания уже сейчас нуждается в автоматизации процессов.

Триггеры для бизнеса, определяющие необходимость оцифровки:

  • Возникают сложности с хранением и поиском информации, все теряется с уходом очередного сотрудника, отсутствует прозрачный подход к бизнес-процессам;
  • У компании накопился определенный объем типовых, рутинных операций, где не требуется участие человека;
  • У компании понятные и отлаженные бизнес-процессы. Понятен источник инициативы, формулируется задача и понятно, как и кому ее решить, но отсутствует прозрачность процесса ее выполнения. Контрольные точки происходят через электронную почту, мессенджеры или в устной форме;
  • Много времени сотрудников тратится на подготовку отчетов о проделанной работе, нет системы, которая аккумулирует данные для быстрой и удобной выгрузки отчетов;
  • Если типовой процесс выполняется тремя и более сотрудниками, которые занимаются исключительно этими процессами, например, заносят данные о первичных документам в систему учета;
  • Как правило, процессы, которые требуют автоматизации, четко регламентированы: в компании существуют детальные инструкции с последовательностью действий в той или иной ситуации.

Например: для того, чтобы получить ощутимый эффект от применения технологии распознавания документов достаточен объем от 10 000 страниц в год.

Если все перечисленное выше относится к вашей компании, становится очевидным тот факт, что вам нужна автоматизация, но, чтобы она имела должный эффект, необходимо оценить участки, которые в ней наиболее нуждаются.

Где автоматизация даст самый большой эффект?

  • Где много повторяющихся операций (от 3000 операций в год);
  • Где не требуется принимать управленческие решения, такие решения четко регламентированы;
  • Человеческий труд носит механический характер: перенести данные из документа в систему, заполнить шаблон документа данными сотрудника, подготовить типовую претензию или иск в случае появления дебиторской задолженности или контрагента и т.д.

nlogic123.jpg

Пример: вы получили решение суда от 10.01.2020 в вашу пользу, оно вступило в силу и следующий шаг подготовка заявления для получения исполнительного листа. Такого рода участки идеально подходят для автоматизации.

Когда вы все же решились встать на путь цифровизации и нашли технологического партнёра, который разработает для вас релевантное решение и интегрирует его в работу компании, необходимо провести предпроектное обследование, чтобы было проще составить техническое задание и эффект удовлетворил всех участников этого процесса.

Предпроектное исследование:

  • Сформулировать потребность исходя из текущего процесса. Особенно это важно, когда инициатива идет от подразделения, которое не является специалистом в процессе, который планируется оптимизировать. Важно провести интервью с сотрудниками, которые каждый день выполняют такие операции, выявить:
  • наиболее проблемные участки, которые чаще всего повторяются и занимают больше всего времени;
  • участки, которые нельзя или невозможно автоматизировать;
  • участки, которые не требуют автоматизации.
  • Следующим шагом будет четкое описание целевого результата, как именно вы хотите, чтобы в итоге выглядели процессы в компании. ТЗ: «Сделайте, чтобы все было проще» не подойдет. Формирование целевой концепции сложная и творческая работа, в которой необходимо ваше участие;
  • Далее компания-разработчик должна оценить инфраструктуру вашей компании: какие есть целевые системы, у кого какие роли, определить точки интеграции;
  • После этого производится оценка сроков и ресурсов.

При наличии всех необходимых критериев и бюджета можно смело переходить к этапу реализации вашего проекта.

Последним шагом является определение прогнозируемых эффектов от внедрения IT-решений.

Если у вас нет систем, из которых можно было бы собрать информацию как все было до внедрения того или иного решения, чтобы сравнить с тем, что вы получили на выходе, вы можете отталкиваться от целевой картины. Однако следует понимать, что для оценки эффектов необходимо минимум 1-2 месяца, а оптимально 1 год.

Я надеюсь, что материал был полезным и поможет компаниям максимально эффективно использовать время своих сотрудников, а выполнение рутинных процессов оставить искусственному интеллекту.

Спасибо всем, кто дочитал до конца!